It’s all about Groove and SharePoint Workspace

Dans la foulée de l’outil “Welcome” (cf ce posting), Microsoft vient de mettre à disposition un nouvel outil intégrable au sein des espaces Groove 2007 : l’outil “Contacts Tracker”. (Vous pouvez le télécharger ici)

La mise en œuvre

L’outil est livré sous la même forme que l’outil Welcome :

• un fichier auto-extractible contenant un modèle d’outil (Fichier d’extension .gta)
• Une documentation détaillée.

Pour faciliter l’insertion de ce “Contacts Tracker” dans un espace, on prendra donc soin de déposer le fichier GTA dans le répertoire “Mes Documents / Groove Tool Templates”. Cela permettra de le retrouver rapidement dans la liste des outils disponibles lorsque vous voudrez étoffer un espace : Icone d’ajout d’outils, puis “Outils supplémentaires”

Nota : Si vous avez déposé l’outil à un autre endroit, il vous faudra utiliser “Parcourir” et naviguer jusqu’au répertoire dans lequel vous avez dé-zippé le package lors de l’installation. 

L’usage

Une fois l’outil ajouté dans votre espace, on constate qu’il s’agit d’un outil Groove Forms, proposant un formulaire unique (“Contact”) et différentes vues pour trier et filtrer les contacts selon différents critères.

Vous pouvez maintenant créer votre premier contact.

Par défaut, l’outil fait une extraction des données de votre identité Groove et pré-remplit les champs du formulaire. Validez le formulaire et votre identité est automatiquement ajoutée dans la liste des contacts. En pré-visualisant cette entrée, vous pourrez constater que pour les contacts Groove, l’affichage de la présence est géré.

Vous pouvez par ailleurs éditer cette entrée pour la compléter (L’outil n’est en effet pas en mesure d’extraire l’ensemble des données de votre VCard).

Vous pouvez également ajouter un nouvel utilisateur Groove (en allant parcourir la liste de vos contacts ou les annuaires) ou entrer manuellement un contact non-Groove…

En conclusion

Ce nouvel outil fourni par Microsoft permet de remplacer l’outil “Contacts” connu des utilisateurs de Groove Virtual Office et qui avait malheureusement été retiré de Groove 2007. D’une liste de personnes impliquées sur un projet géré sous Groove à la synchronisation multi-machine de sa liste de contacts, les usages sont vraiment multiples et variés.

A télécharger donc !

Dans un contexte où les projets menés au sein des entreprises se font dans un mode de plus en plus distribué (intervenants extérieurs, équipes mobiles ou multi-sites…) mais également de plus en plus intégré (intégration des clients, des partenaires, des fournisseurs,… dans le processus de partage d’informations et de suivi de projet), il est intéressant de se poser la question sur les outils à disposition pour assurer :

• un suivi précis et collectif de l’avancement du projet (et de ses sous-projets éventuels),
• une implication des acteurs dans le suivi des tâches et de la planification (Pour que le suivi et la planification ne restent pas l’apanage du seul chef de projet),
• un cloisonnement des travaux des équipes impliquées,
• un cloisonnement des travaux du projet vis-à-vis du système d’information de l’entreprise (surtout dans le cas où le projet est ouvert à des personnes extérieures),
• une synchronisation des travaux ou des données importantes entre les différentes équipes,
• une intégration optimale des différents moyens utilisés pour la réalisation du projet dans la perspective d’augmenter la réactivité, de réduire les risques d’erreurs, et d’éviter les tâches répétitives de recopies ou de transferts d’information,
• …etc

C’est par l’analyse de ces enjeux et d’un scénario Utilisateur, que je souhaite vous présenter l’usage couplé de Microsoft Project, de Intelligantt, de Groove, de SharePoint et de GrooveIT! pour Outlook.

Le contexte :

• Une équipe Marketing disposant d’un serveur SharePoint configuré en Intranet,
• Un nouveau client,
• Un projet nécessitant l’intervention de consultants externes

La solution présentée :

Dans MS Project :

• La définition d’un planning global par le directeur de projet

Dans Intelligantt :

• L’importation depuis MS Project et le découpage en 3 sous-projets : un sous-projet principal interne, deux projets secondaires (impliquant les ressources externes),
• La création d’une vue consolidée des 3 sous-projets,
• La création d’un nouveau site SharePoint dédié au sous-projet interne,
• L’affectation des membres de l’équipe interne sur les tâches du projet principal (La liste des membres est extraite de la liste des utilisateurs SharePoint),
• La création de deux espaces Groove pour les deux sous-projets externes (A base de modèles d’espaces existants et incorporant les outils en phase avec les bonnes pratiques de l’entreprise),
• L’invitation des utilisateurs Groove à rejoindre les nouveaux espaces,
• L’affectation des membres des espaces Groove sur les tâches,
• La mise à jour des tâches dans SharePoint et Groove après affectation des tâches,
• La remontée des mises à jour (% de complétude) sur les tâches attribuées par les membres des équipes dans SharePoint et Groove,
• La mise à jour du fichier Microsoft Project.

Dans Groove :

• L’extraction depuis le site SharePoint des informations importantes pour le projet (Données clients, cahier des charges…etc)
• Le travail en équipe distribuées (intervenants externes), la production des livrables, puis la remontée de ces livrables sur le site SharePoint pour consolidation
• La mise à jour des tâches par les membres de l’équipe
• Dans une certaine mesure, l’implication directe du client dans les échanges pour une plus grande réactivité dans les processus de validation (Validation des spécifications, Réponses rapides aux demandes de précisions, recette de livrables…etc)

Dans SharePoint :

• La mise à jour des tâches par les membres de l’équipe
• La consolidation des éléments des sous-projets internes et externes
• L’archivage des espaces Groove en fin de projet 

Dans GrooveIT! pour Outlook :

• Le transfert des mails, contacts ou éléments de calendriers concernant les projets vers les espaces Groove adéquats
• La définition de règles GrooveIT! pour automatisation de ces transferts.

 
Il ne s’agit ici que d’un court scénario mais, comme on le voit, la mise en œuvre commune de ces différents outils permet de couvrir de nombreux besoins liés à la gestion de projets en équipes distribuées.

Vous pouvez télécharger ici la présentation faite sur ce thème lors de la dernière réunion du club MOSS.

Comme évoqué dans un précédent posting, une nouvelle rencontre du club MOSS a eu jeudi dernier.

L’occasion de couvrir différents sujets très intéressants :

• un retour d’expérience d’ESSILOR sur le déploiement de MOSS à destination de son réseau de revendeurs. Une charte graphique très agréable et parfaitement intégrée à MOSS, un cloisonnement de l’information en fonction des authentifications des visiteurs (partie publique, partie privée…etc), l’intégration de la cartographie et du reporting…etc. Une belle réussite !

• une présentation de IAG (Intelligent Application Gateway) par Frédéric ESNOUF, application permettant d’assurer des politiques de sécurité au sein des entreprise : vérification de la conformité d’un système avant connexion, filtrage des applications, contrôle des accès…etc

• une démonstration “BiTunes”, ou la BI (Business Intelligence) sous MOSS appliquée aux listes de chansons stockées sous iTunes.Comme la disait Christian Hougardy (WYGWAM) qui présentait cette session, ca change des démonstrations avec les paires de chaussures ou les sacs à dos (en référence aux bases de démonstrations fournies avec SQL Server, très souvent utilisées pour les démos)

• un retour d’expérience et des conseils de Christian et Erol sur la mise en production d’architectures MOSS… Entre les “guidelines”, les métriques de dimensionnement et les trucs et astuces, cette intervention aura sans doute été salvatrice pour les personnes qui doivent mettre en production une architecture SharePoint complète.

• En ce qui me concerne, ma présentation était orientée Usage : La gestion de projets avec Groove et MOSS. J’en fais une synthèse détaillée ici.

Me voilà aujourd’hui chez Brainsonic, pour l’enregistrement d’une Web TV dédiée à SharePoint et Groove en compagnie d’EROL, Président du Club MOSS 2007 et Patrick Guimonet, architecte Infrastructure chez Microsoft.

L’occasion de présenter en une vingtaine de minutes le club MOSS, l’ECM et Groove : Court pour couvrir autant de sujets sur lesquels on pourrait discuter pendant de longues heures.
 
Ces WebTVs sont enregistrées dans le cadre des Microsoft User Groups (plus connus sous le nom de MUG : http://www.mugfrance.fr) et sponsorisées par Decison Makers IT. Au total 8 sessions, couvertes par différents représentants des User Groups, des Microsoftees ou des entreprises utilisatrices
 
Au rendez-vous, pas mal d’échanges, de retours d’expérience… et surtout de convivialité.
Merci à Vincent pour l’organisation et à Cyril pour l’animation !
 
Vous pourrez juger du résultat d’ici une dizaine de jours, lors de la mise à disposition des vidéos…

Vous êtes un utilisateur de Groove Virtual Office (Prédécesseur de Microsoft Office Groove 2007) ?

Prenez note qu’une mise à jour des serveurs relais sera effectuée le 29 septembre prochain par les équipes Groove/Microsoft. Vos données présentes dans Groove seront bien sûr toujours accessibles mais vous pourrez rencontrer quelques difficultés de synchronisation (envoi de messages instantanés, synchronisation des espaces, visibilité de la présence de vos contacts)

Les travaux sont prévus pour durer environ 4h (A partir de 15H00, heure française)

Comme mentionné dans cet article, la certification Groove 71-555 “TS : Microsoft Office Groove 2007, Configuring” est actuellement en Beta.

Vous avez une bonne expérience de Groove et déjà mis en oeuvre les serveurs Groove ?

Vous souhaitez tenter votre chance ?

Vous avez encore deux semaines devant vous…

 NB : Contactez-moi. Je vous fournirai le code d’enregistrement nécessaire pour intégrer le programme.

Comme annoncé dans un précédent article, la prochaine rencontre du Club MOSS aura lieu jeudi prochain (20/09) à partir de 13h30 dans les locaux de Microsoft, rue de l’Université à Paris.

Lors de la précédente rencontre (en avril), j’avais présenté les principes de base de Groove (usages, fonctionnement, positionnement) et ses capacités d’intégration – standard ou par programmation – avec WSS/MOSS 2007.

Cette fois-ci, j’y animerai une session dédiée à la Gestion de projets en équipes distribuées avec Groove et SharePoint : Equipe interne / intervenants externes, Découpage en sous-projets, planification, reporting d’avancement, synchronisation des travaux entre les équipes, intégration des outils nécessaires… autant de thématiques qui seront abordées lors de cette présentation. Avec, à la clé, la découverte de deux nouveaux produits complémentaires à Groove et SharePoint…
 
Vous pouvez consulter le programme complet ici : programme de la réunion

Microsoft a mis à disposition il y a quelques jours un outil injectable au sein des espaces Groove : l’outil ” Welcome “. Si la fonctionnalité est bien connue des utilisateurs de Groove Virtual Office 3.X, elle avait malheureusement été retirée jusqu’à ce jour de Microsoft Groove 2007. Ce manque est maintenant comblé avec l’apparition de cette nouvelle version.
 
L’objectif de cet outil est de permettre au ” manager ” de créer une ” page de bienvenue ” au sein d’un espace de travail Groove. La page est adaptée, autant dans le fond que dans la forme, en fonction de la finalité du dit espace. Bien qu’il n’y ait pas de règles préétablies – Vous pouvez laisser libre cours à votre imagination  -, à l’usage on constate qu’on retrouve habituellement au sein de ce type d’outil :

• un titre explicite de l’espace (Souvent plus explicite que le nom de l’espace lui-même)
• une courte introduction sur l’objectif de l’espace
• des liens vers les rubriques importants (façon Sommaire) avec un descriptif de leurs usages
• de temps en temps, la définition de règles d’usages (règlement intérieur, droits)
• et souvent quelques images – logos des projets ou des sociétés, photos contextuelles – pour faire beau…

 
La mise en œuvre

L’outil est fourni (A télécharger ici) sous forme d’un exécutable auto-extractible qui installe sur la machine deux fichiers :

• Un fichier GTA  (l’outil en lui-même)
• Un document Word expliquant le fonctionnement et l’utilisation de l’outil

Le fichier GTA étant installé (de préférence) dans le répertoire ” Mes Documents \ Groove Tool Templates “, l’ajout de l’outil est simple. Dans un espace existant, il vous suffit de consulter la liste des outils disponibles (Rubrique ” Outils supplémentaires ” ou ” Parcourir “). Le nouvel outil est disponible dans cette liste. Un simple clic et il se retrouve ajouté dans l’espace, ouvert par défaut en mode édition (cf image ci-dessous). Vous avez ainsi tout loisir de copier/coller une image ou des liens Groove, de mettre en forme le texte (avec les capacités offertes par le RTF). Dès sauvegarde, cette page est partagée avec les membres de l’espace.

 
Un peu d’analyse

Que ce soit par constat du format du fichier fourni (GTA), par connaissance des capacités d’injection d’outils dans Groove ou plus simplement par étude du ” look ” de l’outil, pour les connaisseurs, l’analyse est rapide : Cet outil n’est ni plus ni moins qu’une nouvelle illustration de l’usage détourné de l’outil Groove Forms (cf cet article Détournement de forms que j’ai publié il y a quelques semaines pour d’autres illustrations).

Le fichier template fourni (GTA) est un modèle de Groove Forms, mono-formulaire, mono-vue, et affiché selon le modèle pleine page. Le formulaire est tout simplement constitué d’un champ de type Texte Riche /RTF. Jusque là, rien de bien nouveau…
On découvre le réel intérêt de la méthode de conception de cet outil en ouvrant le ” Designer “. Par une mécanique de lookup (recherche et listing des formulaires enregistrés dans un Groove Form), et quelques lignes de code, l’outil assure l’unicité de la page créée.
A décortiquer avec plaisir…
 
Par le passé, j’ai été amené à plusieurs reprises à créer ce type d’outils dans des configurations plus ou moins complexes : de la simple page d’accueil à l’aggrégateur de contenus stockés dans d’autres outils ou espaces…. Si l’approche par champ Texte Riche offre la capacité de pouvoir déposer des images et des liens, il souffre toutefois de quelques restrictions pour disposer d’une mise en forme complexe des données ou d’un rendu graphique agréable.
Dans ce cas, il faut mieux se rabattre sur des champs de type StaticText (pour le rendu) et TextBox (pour l’alimentation en données), permettant de tirer partie de présentations de type Web (HTML, CSS…). Rappelons en effet que les Groove Forms se basent sur un composant Internet Explorer pour le rendu graphique des formulaires !  Cette approche est sans conteste moins orientée Utilisateur lambda mais permet de répondre à de vrais besoins Business (Consolidation de données) et égaye la vie de nos amis Designers frustrés par les capacités très limitées du RTF en terme de mise en page avancée.
 
En conclusion

Si cet outil est vraiment le bienvenu et répond parfaitement aux cas les plus simples, on peut toutefois regretter le manque d’une déclinaison plus avancée. (En même temps, en cas de besoin, vous savez que je peux vous aider

On peut également être nostalgique du temps où Groove permettait le développement et l’injection ” d’outils Maison ” dans les espaces… (Ah, les joies des fichiers TPL puis de GWAPI !!)

Mais ca c’est une autre histoire

Les Microsoft TechDays 2008 sont en pleine préparation…
 
Vous souhaitez y voir des sessions dédiées à Groove, c’est le moment de vous manifester !
Un appel à proposition vient d’être lancé sur le blog TechDays2008