It’s all about Groove and SharePoint Workspace

Microsoft a mis à disposition il y a quelques jours un outil injectable au sein des espaces Groove : l’outil ” Welcome “. Si la fonctionnalité est bien connue des utilisateurs de Groove Virtual Office 3.X, elle avait malheureusement été retirée jusqu’à ce jour de Microsoft Groove 2007. Ce manque est maintenant comblé avec l’apparition de cette nouvelle version.
 
L’objectif de cet outil est de permettre au ” manager ” de créer une ” page de bienvenue ” au sein d’un espace de travail Groove. La page est adaptée, autant dans le fond que dans la forme, en fonction de la finalité du dit espace. Bien qu’il n’y ait pas de règles préétablies – Vous pouvez laisser libre cours à votre imagination  -, à l’usage on constate qu’on retrouve habituellement au sein de ce type d’outil :

• un titre explicite de l’espace (Souvent plus explicite que le nom de l’espace lui-même)
• une courte introduction sur l’objectif de l’espace
• des liens vers les rubriques importants (façon Sommaire) avec un descriptif de leurs usages
• de temps en temps, la définition de règles d’usages (règlement intérieur, droits)
• et souvent quelques images – logos des projets ou des sociétés, photos contextuelles – pour faire beau…

 
La mise en œuvre

L’outil est fourni (A télécharger ici) sous forme d’un exécutable auto-extractible qui installe sur la machine deux fichiers :

• Un fichier GTA  (l’outil en lui-même)
• Un document Word expliquant le fonctionnement et l’utilisation de l’outil

Le fichier GTA étant installé (de préférence) dans le répertoire ” Mes Documents \ Groove Tool Templates “, l’ajout de l’outil est simple. Dans un espace existant, il vous suffit de consulter la liste des outils disponibles (Rubrique ” Outils supplémentaires ” ou ” Parcourir “). Le nouvel outil est disponible dans cette liste. Un simple clic et il se retrouve ajouté dans l’espace, ouvert par défaut en mode édition (cf image ci-dessous). Vous avez ainsi tout loisir de copier/coller une image ou des liens Groove, de mettre en forme le texte (avec les capacités offertes par le RTF). Dès sauvegarde, cette page est partagée avec les membres de l’espace.

 
Un peu d’analyse

Que ce soit par constat du format du fichier fourni (GTA), par connaissance des capacités d’injection d’outils dans Groove ou plus simplement par étude du ” look ” de l’outil, pour les connaisseurs, l’analyse est rapide : Cet outil n’est ni plus ni moins qu’une nouvelle illustration de l’usage détourné de l’outil Groove Forms (cf cet article Détournement de forms que j’ai publié il y a quelques semaines pour d’autres illustrations).

Le fichier template fourni (GTA) est un modèle de Groove Forms, mono-formulaire, mono-vue, et affiché selon le modèle pleine page. Le formulaire est tout simplement constitué d’un champ de type Texte Riche /RTF. Jusque là, rien de bien nouveau…
On découvre le réel intérêt de la méthode de conception de cet outil en ouvrant le ” Designer “. Par une mécanique de lookup (recherche et listing des formulaires enregistrés dans un Groove Form), et quelques lignes de code, l’outil assure l’unicité de la page créée.
A décortiquer avec plaisir…
 
Par le passé, j’ai été amené à plusieurs reprises à créer ce type d’outils dans des configurations plus ou moins complexes : de la simple page d’accueil à l’aggrégateur de contenus stockés dans d’autres outils ou espaces…. Si l’approche par champ Texte Riche offre la capacité de pouvoir déposer des images et des liens, il souffre toutefois de quelques restrictions pour disposer d’une mise en forme complexe des données ou d’un rendu graphique agréable.
Dans ce cas, il faut mieux se rabattre sur des champs de type StaticText (pour le rendu) et TextBox (pour l’alimentation en données), permettant de tirer partie de présentations de type Web (HTML, CSS…). Rappelons en effet que les Groove Forms se basent sur un composant Internet Explorer pour le rendu graphique des formulaires !  Cette approche est sans conteste moins orientée Utilisateur lambda mais permet de répondre à de vrais besoins Business (Consolidation de données) et égaye la vie de nos amis Designers frustrés par les capacités très limitées du RTF en terme de mise en page avancée.
 
En conclusion

Si cet outil est vraiment le bienvenu et répond parfaitement aux cas les plus simples, on peut toutefois regretter le manque d’une déclinaison plus avancée. (En même temps, en cas de besoin, vous savez que je peux vous aider

On peut également être nostalgique du temps où Groove permettait le développement et l’injection ” d’outils Maison ” dans les espaces… (Ah, les joies des fichiers TPL puis de GWAPI !!)

Mais ca c’est une autre histoire