It’s all about Groove and SharePoint Workspace

Il y a quelques semaines, j’ai écris plusieurs articles relatifs à l’usage de Groove dans le monde de l’Education et de la Recherche. Une nouvelle étude de cas est aujourd’hui disponible : EM Lyon Business School

” At Ecole de Management de Lyon (EM Lyon Business School), students learn about real-world uses of information technology in business. Just as today’s business workplace has become increasingly decentralized, with employees using technology to stay connected while working remotely, EM Lyon students need to remain in contact with peers and complete group projects while working at off-campus internships and other assignments. Students found this difficult using traditional desktop software, so the school explored options for building a robust collaborative platform that would facilitate communication while also teaching students about real-world information sharing strategies. By carefully analyzing student needs and taking advantage of the power and flexibility of Microsoft® Office Groove® 2007, EM Lyon created a virtual office solution that met its requirements and was easy to use.”

Lire l’étude de cas complète : http://www.microsoft.com/casestudies/casestudy.aspx?casestudyid=4000003197

Dans un contexte où les projets menés au sein des entreprises se font dans un mode de plus en plus distribué (intervenants extérieurs, équipes mobiles ou multi-sites…) mais également de plus en plus intégré (intégration des clients, des partenaires, des fournisseurs,… dans le processus de partage d’informations et de suivi de projet), il est intéressant de se poser la question sur les outils à disposition pour assurer :

• un suivi précis et collectif de l’avancement du projet (et de ses sous-projets éventuels),
• une implication des acteurs dans le suivi des tâches et de la planification (Pour que le suivi et la planification ne restent pas l’apanage du seul chef de projet),
• un cloisonnement des travaux des équipes impliquées,
• un cloisonnement des travaux du projet vis-à-vis du système d’information de l’entreprise (surtout dans le cas où le projet est ouvert à des personnes extérieures),
• une synchronisation des travaux ou des données importantes entre les différentes équipes,
• une intégration optimale des différents moyens utilisés pour la réalisation du projet dans la perspective d’augmenter la réactivité, de réduire les risques d’erreurs, et d’éviter les tâches répétitives de recopies ou de transferts d’information,
• …etc

C’est par l’analyse de ces enjeux et d’un scénario Utilisateur, que je souhaite vous présenter l’usage couplé de Microsoft Project, de Intelligantt, de Groove, de SharePoint et de GrooveIT! pour Outlook.

Le contexte :

• Une équipe Marketing disposant d’un serveur SharePoint configuré en Intranet,
• Un nouveau client,
• Un projet nécessitant l’intervention de consultants externes

La solution présentée :

Dans MS Project :

• La définition d’un planning global par le directeur de projet

Dans Intelligantt :

• L’importation depuis MS Project et le découpage en 3 sous-projets : un sous-projet principal interne, deux projets secondaires (impliquant les ressources externes),
• La création d’une vue consolidée des 3 sous-projets,
• La création d’un nouveau site SharePoint dédié au sous-projet interne,
• L’affectation des membres de l’équipe interne sur les tâches du projet principal (La liste des membres est extraite de la liste des utilisateurs SharePoint),
• La création de deux espaces Groove pour les deux sous-projets externes (A base de modèles d’espaces existants et incorporant les outils en phase avec les bonnes pratiques de l’entreprise),
• L’invitation des utilisateurs Groove à rejoindre les nouveaux espaces,
• L’affectation des membres des espaces Groove sur les tâches,
• La mise à jour des tâches dans SharePoint et Groove après affectation des tâches,
• La remontée des mises à jour (% de complétude) sur les tâches attribuées par les membres des équipes dans SharePoint et Groove,
• La mise à jour du fichier Microsoft Project.

Dans Groove :

• L’extraction depuis le site SharePoint des informations importantes pour le projet (Données clients, cahier des charges…etc)
• Le travail en équipe distribuées (intervenants externes), la production des livrables, puis la remontée de ces livrables sur le site SharePoint pour consolidation
• La mise à jour des tâches par les membres de l’équipe
• Dans une certaine mesure, l’implication directe du client dans les échanges pour une plus grande réactivité dans les processus de validation (Validation des spécifications, Réponses rapides aux demandes de précisions, recette de livrables…etc)

Dans SharePoint :

• La mise à jour des tâches par les membres de l’équipe
• La consolidation des éléments des sous-projets internes et externes
• L’archivage des espaces Groove en fin de projet 

Dans GrooveIT! pour Outlook :

• Le transfert des mails, contacts ou éléments de calendriers concernant les projets vers les espaces Groove adéquats
• La définition de règles GrooveIT! pour automatisation de ces transferts.

 
Il ne s’agit ici que d’un court scénario mais, comme on le voit, la mise en œuvre commune de ces différents outils permet de couvrir de nombreux besoins liés à la gestion de projets en équipes distribuées.

Vous pouvez télécharger ici la présentation faite sur ce thème lors de la dernière réunion du club MOSS.

Microsoft vient de publier une étude de cas sur la mise en oeuvre de Groove au sein des Voies Navigables de France.

Quelques extraits :
“  Nous avons monté une équipe d’une vingtaine d’ingénieurs venant de différents horizons et recherchions un outil de gestion de projet collaboratif et simple à mettre en oeuvre”, se souvient Xavier Boulanger, coordinateur technique de la direction des systèmes d’information. L’établissement hésite alors avec des solutions de gestion de projet dites “libres” et compare six produits. “Nous avons choisi Microsoft Office Groove et le module de gestion de projet IntelliGantt / TeamDirection project en raison de son niveau de sécurité et de sa facilité et sa rapidité d’installation. L’application ne requiert que très peu de paramétrages, n’a pas d’impact sur le système d’information existant et ne nécessite pas l’installation de serveurs ou de bases de données.”

(…)

“  Dès la fin 2004, la solution est plébiscitée par tous les services. “Nous sommes passés de 20 à 100 licences en janvier 2005 ! Chaque division utilise l’outil pour son organisation interne aussi bien que dans le cadre de projets transversaux. Il y a par exemple des espaces de travail communs entre la direction des systèmes d’information, les achats et la direction infrastructure et environnement, pour gérer un projet de progiciel d’inventaire des engins flottants et roulants au niveau national.” Concernant l’administration des postes, Groove facilite la tâche en permettant une mise à jour centralisée des règles de gestion et de sécurité via le serveur de management.”

Vous pouvez retrouver l’intégralité de l’étude de cas ici

Bonne lecture !