It’s all about Groove and SharePoint Workspace

SB Chatterjee, MVP Groove basé aux Etats Unis, est intervenu la semaine dernière auprès du Groupe Utilisateurs .NET de l’état du Massachusetts (Western Mass .NET Users Group). Il a fourni une présentation globale sur les capacités offertes par Groove en terme de développement et d’intégration, en couvrant notamment les Groove Forms, les Web Services, le serveur d’intégration (Groove DataBridge Server) et l’intégration avec SharePoint.

Sa présentation, en anglais of course , est disponible en téléchargement ici :
http://weblogs.asp.net/sbchatterjee/archive/2008/12/09/groove-for-developers-in-stereo.aspx

TechED est la bonne opportunité pour effectuer “une revue de web” and lister un ensemble de nouveaux articles récemment publiés sur Internet. Bien sûr, les différents sujets évoqués dans ces articles pourront être couverts lors de la session dédiée à Groove vendredi prochain. (Pour rappel pour les participants de TechED : Vendredi 14 novembre – 9:00 – Salle n° 131 : “How to extend and inetgrate Groove”)

- Matt Shanon a rédigé un article relatif à l’intégration de InfoPath et de Groove. Dans cet article, il présente notamment toutes les étapes préalables et nécessaires à l’injection d’un formulaire InfoPath dans Groove :
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd185656.aspx

- Vous utilisez les Groove Forms et les InfoPath Forms. Lisez avec attention cet article pour déterminer dans quelle mesure vous pouvez optimiser les performances ces solutions. Cet article a été écrit par josh Goldman :
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/cc984181.aspx

- Egalement, un article très intéressant si vous rencontrez des difficultés à synchroniser Groove et SharePoint :
http://blogs.technet.com/weeklygroove/archive/2008/11/10/understanding-and-troubleshooting-the-sharepoint-files-tool-in-groove-2007.aspx

- Découvrez également cette vidéo enregistrée la semaine dernière à TechED par Ian White et Mark Ryan :
Use Groove to improve Network Security and Operationnal effectiveness 

- Et pour finir, notez que Jean-Michel Davault, collègue et ami, est en cours de finalisation de son ouvrage sur Groove :
http://jeanmicheldavault.blogspot.com/2008/11/microsoft-office-groove-la-confiance.html

L’Offre “Microsoft Office Intégrale 2007 pour les étudiants” a pour vocation de proposer aux étudiants de bénéficier d’Office 2007 a un prix préférentiel. (52€). La bonne nouvelle est que Groove est contenu dans cette distribution d’Office !

En complément, cette opération est également l’occasion de faire bénéficier aux étudiants de ressources complémentaires utiles à leurs études.

Pour la partie Groove, les étudiants trouveront ainsi des modèles d’espaces réutilisables et adaptés à leurs besoins quotidiens : gestion de projets étudiants, animation d’une promotion, animation d’un BDE, animation d’un réseau d’anciens élèves… Contenant des outils spécifiques, ces modèles d’espaces permettent d’être rapidement opérationnel.

>> Téléchargement bientot disponible <<

Ils peuvent également bénéficier d’une offre préférentielle pour l’acquisition de la suite GrooveIT!, constituée de produits pour tirer le meilleur parti des outils de la gamme Office en les reliant efficacement les uns aux autres. GrooveIT! pour Outlook permet par exemple de lier Outlook à Groove afin de transférer aisément les emails, contacts, tâches, calendrier et flux RSS du premier vers le second. Partage avec les amis ou collègues, archivage, synchronisation entre plusieurs machines… les usages et bénéfices sont multiples.

Dans le même ordre d’idée, GrooveIT! Pour Mes Documents permet de manipuler directement depuis Word, Excel ou PowerPoint les documents stockés dans les espaces partagés Groove mais également de lancer des recherches, ou de collecter dans ressources dans des sites SharePoint pour les publier dans Groove. En résumé, un concentré de bonnes idées pour tirer le meilleur parti de Groove et des autres outils de la gamme Office.

>> En savoir plus sur l’offre GrooveIT! pour les Etudiants <<

Ensuite, et parce que dans la vie, il n’y a pas que le boulot, une application permettant de relier son lapin Nabaztag à Groove a été développée. Définissez des alertes sur les messages Groove ou sur les mises à jour de vos espaces de travail, et vous serez notifiés par votre lapin. C’est NabazGroove

>> En savoir plus sur NabazGroove <<

Et enfin, un jeu développé en SilverLight – la nouvelle technologie de création de contenu riche et dynamique de Microsoft – et intégré en Groove est également mis à disposition. Restant sur le thème de Nabaztag, ce jeu interactif peut se jouer à plusieurs et à plusieurs niveaux de difficulté. L’objectif : Aligner des lapins !

C’est NabazGame !

>> En savoir plus sur NabazGame <<

OFF206 : Customisez Groove par la mise en oeuvre de solutions Groove Forms et InfoPath Forms

Cette session a été l’occasion de présenter en détails les 2 technologies Formulaires présentes dans Groove, et de positionner les cas d’usages, avantages et limitations potentielles de chacune.

La présentation a été illustrée d’exemples :

> Formulaire d’opportunités commerciales en InfoPath

> Formulaire de gestion de contacts en Groove Forms

Chaque cas a permis de présenter les concepts de base des solutions formulaires (formulaires de saisie, vues filtrées, triées ou groupées pour la représentation des données…).

2  solutions complètes ont ensuite été mises en oeuvre :

> Solution d’enquêtes de satisfaction avec InfoPath

> Saisie de rapport d’activité (time sheet), avec référentiel de projets et d’intervenant en Groove Forms. Cet exemple à notamment permis de mettre en avant les différents spécificités des Groove Forms, telles que les recherches simples et conditionnelles dans les données (lookups / key lookups), l’intégration de code pour les calculs (calcul de coûts basés sur le temps passé et les taux horaires)

La présentation s’est ensuite attachée à démontrer comment réutiliser des outils Formulaires développés (Gestion des modèles, “replace design”).
 
La session s’est cloturée au travers des plusieurs belles démonstrations de solutions Groove Forms avancées :

> Outils formulaires fournis avec GrooveIT! pour Outlook pour la gestion des mails et flux RSS,

> Outil cartographique incorporé dans un espace Groove (les données sont stockées en local de manière sécurisée, et tirent partie d’un moteur de rendu public. Ici Virtual Earth)

> Outil de stockage de plans électriques et d’interaction avec une application métier (Application Script&Go, développée par Evodia)

> Outil de stockage de tâches/Post-it partagés. Stockées dans Groove, les taches sont synchronisées et affichées en temps réel sur le bureau Windows des membres d’un espace de travail

Cette session constituait la dernière intervention consacrée à Groove sur ces TechDays : 4 sessions cette année donc, pour faire un passage en revue des usages, de l’architecture et du développement autour de Groove.

Merci à l’ensemble des personnes qui ont assisté à ces sessions.
J’espère avoir répondu à leurs attentes !

Suite de ce retour sur les TechDays 2008….

PRO103 : Concilier Travail Collaboratif et Mobilité : Découvrir Groove 2007

Cette session a permis de passer en revue les concepts clés de Groove et ses usages. Le positionnement au sein de la gamme Microsoft et la complémentarité avec les autres produits de la gamme Office – Communicator, InfoPath, SharePoint (MOSS et WSS), Outlook, suite bureautique Office 2007 – ont également été évoqués. Des “zooms” ont ensuite été traités et illustrés :

> Zoom Groove et SharePoint, avec une étude des différences et complémentarités des deux approches. Des scénariis de mise en oeuvre commune ont également été passés en revue. Un démonstration a conclu cette partie, en illustrant les possibilités de collecte d’informations documentaires (Des informations sur un client, dans notre cas) sur un Intranet SharePoint depuis un espace Groove, dédié au traitement d’une nouvelle opportunité commerciale.

> Zoom Groove et InfoPath, avec une démonstration au travers d’un formulaire de suivi d’opportunités commerciales

> Zoom Groove et Outlook, avec une démonstration de GrooveIT! pour Outlook

> Zoom Intégration et outils complémentaires Groove. Quelques produits complémentaires à Groove, dédiés à l’archivage, à la gestion de projets, à l’auto-formation, à la consolidation multi-calendriers, à l’intégration documentaire ou à la création de rapports ont été cités.

La présentation s’est cloturée par une très belle démonstration de Groove sur UMPC, en partenariat avec la société rennaise Evodia, spécialisée sur la reconnaissance d’écriture. Au travers de leur application Script&Go permettant de dessiner et numériser à la volée des schémas électriques, la démonstration a permis de pleinement appréhender les capacités d’intégration de données métier dans un espace projet Groove. (Alimentation d’un espace avec des données de type Mesure, Cartographie ou Schémas, Partage dans une zone de travail incluant l’ensemble des membres d’une équipe projet,  Versionning et annotations de plans, etc…)

Cette démonstration constituait par ailleurs une approche inédite de couplage des technologies Groove Forms et Web Services de Groove !

Profitant d’une audience assez importante, cette session a également été l’occasion de rappeler la création de la Communauté Groove Francophone.
 
 

A l’image des outils “Welcome” et “Contacts Trackers” déjà fournis par le passé (cf les articles du blog à ce sujet : ici et ici), Microsoft vient à nouveau de proposer en téléchargement gratuit des outils Groove Forms. Cette fois-ci, 5 outils ont été mis à disposition :

Proposal Tracker (Téléchargeable ici)
Cet outil permet de suivre une opportunité (commerciale) et de définir les tâches relatives à son traitement. Différentes vues permettent d’ajuster la visualisation des données en fonction de critères.

Time Tracker (Téléchargeable ici)
Cet outil est un classique : Il permet d’assurer un suivi des temps passé, tâche par tâche, sur un projet donné.

Project Status Report (Téléchargeable ici)
Cet permet de définir et de suivre des rapports d’avancement sur des projets. Les rapports peuvent être conservés en mode “Draft” avant d’être publiés. Là encore différentes vues, permettent d’ajuster la visualisation des données

Issues & Tasks Tracker (Téléchargeable ici)
Cet outil permet d’assurer le suivi d’anomalies et des tâches associées à leur résolution. Différentes vues permettent de consulter les taches en fonction de leur statut, de leur affectation, de leur anomalie de référence…etc.

Asset Trackers (Téléchargeable ici)
Cet outil permet de suivre les actifs d’une organisation et de planifier leur utilisation.
 

Mercredi 7 nov, de 17:30 à 18h45, une session de TechED sera dédié au développement en environnement Groove : “OFF202 : Building Custom Groove 2007 Solutions”.

Matt Shannon et Mark Ryan présenteront en détails les capacités offertes par Groove pour “customiser” et intégrer les données stockées dans les espaces de travail. Les sujets suivants seront couverts : Groove Forms versus InfoPath Forms, Usage des API Web Services (Et des classes Helpers) et finallement Usage du Groove Databridge Server

Je ferai lors de cette session une courte présentation de GrooveIT! pour Outlook V2 afin d’illustrer leurs propos. (GrooveIT! pour Outlook exploite en effet pleinement les capacités de Groove en utilisant les Groove Forms et les Web Services)

Photo : Matt (à droite) et Mark (à gauche) en cours de finalisation de la présentation pour cette session

Dans la foulée de l’outil “Welcome” (cf ce posting), Microsoft vient de mettre à disposition un nouvel outil intégrable au sein des espaces Groove 2007 : l’outil “Contacts Tracker”. (Vous pouvez le télécharger ici)

La mise en œuvre

L’outil est livré sous la même forme que l’outil Welcome :

• un fichier auto-extractible contenant un modèle d’outil (Fichier d’extension .gta)
• Une documentation détaillée.

Pour faciliter l’insertion de ce “Contacts Tracker” dans un espace, on prendra donc soin de déposer le fichier GTA dans le répertoire “Mes Documents / Groove Tool Templates”. Cela permettra de le retrouver rapidement dans la liste des outils disponibles lorsque vous voudrez étoffer un espace : Icone d’ajout d’outils, puis “Outils supplémentaires”

Nota : Si vous avez déposé l’outil à un autre endroit, il vous faudra utiliser “Parcourir” et naviguer jusqu’au répertoire dans lequel vous avez dé-zippé le package lors de l’installation. 

L’usage

Une fois l’outil ajouté dans votre espace, on constate qu’il s’agit d’un outil Groove Forms, proposant un formulaire unique (“Contact”) et différentes vues pour trier et filtrer les contacts selon différents critères.

Vous pouvez maintenant créer votre premier contact.

Par défaut, l’outil fait une extraction des données de votre identité Groove et pré-remplit les champs du formulaire. Validez le formulaire et votre identité est automatiquement ajoutée dans la liste des contacts. En pré-visualisant cette entrée, vous pourrez constater que pour les contacts Groove, l’affichage de la présence est géré.

Vous pouvez par ailleurs éditer cette entrée pour la compléter (L’outil n’est en effet pas en mesure d’extraire l’ensemble des données de votre VCard).

Vous pouvez également ajouter un nouvel utilisateur Groove (en allant parcourir la liste de vos contacts ou les annuaires) ou entrer manuellement un contact non-Groove…

En conclusion

Ce nouvel outil fourni par Microsoft permet de remplacer l’outil “Contacts” connu des utilisateurs de Groove Virtual Office et qui avait malheureusement été retiré de Groove 2007. D’une liste de personnes impliquées sur un projet géré sous Groove à la synchronisation multi-machine de sa liste de contacts, les usages sont vraiment multiples et variés.

A télécharger donc !

Microsoft a mis à disposition il y a quelques jours un outil injectable au sein des espaces Groove : l’outil ” Welcome “. Si la fonctionnalité est bien connue des utilisateurs de Groove Virtual Office 3.X, elle avait malheureusement été retirée jusqu’à ce jour de Microsoft Groove 2007. Ce manque est maintenant comblé avec l’apparition de cette nouvelle version.
 
L’objectif de cet outil est de permettre au ” manager ” de créer une ” page de bienvenue ” au sein d’un espace de travail Groove. La page est adaptée, autant dans le fond que dans la forme, en fonction de la finalité du dit espace. Bien qu’il n’y ait pas de règles préétablies – Vous pouvez laisser libre cours à votre imagination  -, à l’usage on constate qu’on retrouve habituellement au sein de ce type d’outil :

• un titre explicite de l’espace (Souvent plus explicite que le nom de l’espace lui-même)
• une courte introduction sur l’objectif de l’espace
• des liens vers les rubriques importants (façon Sommaire) avec un descriptif de leurs usages
• de temps en temps, la définition de règles d’usages (règlement intérieur, droits)
• et souvent quelques images – logos des projets ou des sociétés, photos contextuelles – pour faire beau…

 
La mise en œuvre

L’outil est fourni (A télécharger ici) sous forme d’un exécutable auto-extractible qui installe sur la machine deux fichiers :

• Un fichier GTA  (l’outil en lui-même)
• Un document Word expliquant le fonctionnement et l’utilisation de l’outil

Le fichier GTA étant installé (de préférence) dans le répertoire ” Mes Documents \ Groove Tool Templates “, l’ajout de l’outil est simple. Dans un espace existant, il vous suffit de consulter la liste des outils disponibles (Rubrique ” Outils supplémentaires ” ou ” Parcourir “). Le nouvel outil est disponible dans cette liste. Un simple clic et il se retrouve ajouté dans l’espace, ouvert par défaut en mode édition (cf image ci-dessous). Vous avez ainsi tout loisir de copier/coller une image ou des liens Groove, de mettre en forme le texte (avec les capacités offertes par le RTF). Dès sauvegarde, cette page est partagée avec les membres de l’espace.

 
Un peu d’analyse

Que ce soit par constat du format du fichier fourni (GTA), par connaissance des capacités d’injection d’outils dans Groove ou plus simplement par étude du ” look ” de l’outil, pour les connaisseurs, l’analyse est rapide : Cet outil n’est ni plus ni moins qu’une nouvelle illustration de l’usage détourné de l’outil Groove Forms (cf cet article Détournement de forms que j’ai publié il y a quelques semaines pour d’autres illustrations).

Le fichier template fourni (GTA) est un modèle de Groove Forms, mono-formulaire, mono-vue, et affiché selon le modèle pleine page. Le formulaire est tout simplement constitué d’un champ de type Texte Riche /RTF. Jusque là, rien de bien nouveau…
On découvre le réel intérêt de la méthode de conception de cet outil en ouvrant le ” Designer “. Par une mécanique de lookup (recherche et listing des formulaires enregistrés dans un Groove Form), et quelques lignes de code, l’outil assure l’unicité de la page créée.
A décortiquer avec plaisir…
 
Par le passé, j’ai été amené à plusieurs reprises à créer ce type d’outils dans des configurations plus ou moins complexes : de la simple page d’accueil à l’aggrégateur de contenus stockés dans d’autres outils ou espaces…. Si l’approche par champ Texte Riche offre la capacité de pouvoir déposer des images et des liens, il souffre toutefois de quelques restrictions pour disposer d’une mise en forme complexe des données ou d’un rendu graphique agréable.
Dans ce cas, il faut mieux se rabattre sur des champs de type StaticText (pour le rendu) et TextBox (pour l’alimentation en données), permettant de tirer partie de présentations de type Web (HTML, CSS…). Rappelons en effet que les Groove Forms se basent sur un composant Internet Explorer pour le rendu graphique des formulaires !  Cette approche est sans conteste moins orientée Utilisateur lambda mais permet de répondre à de vrais besoins Business (Consolidation de données) et égaye la vie de nos amis Designers frustrés par les capacités très limitées du RTF en terme de mise en page avancée.
 
En conclusion

Si cet outil est vraiment le bienvenu et répond parfaitement aux cas les plus simples, on peut toutefois regretter le manque d’une déclinaison plus avancée. (En même temps, en cas de besoin, vous savez que je peux vous aider

On peut également être nostalgique du temps où Groove permettait le développement et l’injection ” d’outils Maison ” dans les espaces… (Ah, les joies des fichiers TPL puis de GWAPI !!)

Mais ca c’est une autre histoire

Hugh Pyle et Michael Scherotter, qui travaillent tous les deux au sein des équipes Microsoft Corp dédiées à Groove, ont publiés dernièrement sur leurs blogs respectifs, des articles très intéressants sur un usage non conventionnel des Groove Forms.

Pour ceux qui ne connaissent pas cet outil, les Groove Forms offrent la possibilité à tout utilisateur Groove de créer des formulaires, et de consolider les données saisies au travers de vues (Grilles de données eventuellement filtrées). Il est possible d’y adjoindre de la logique applicative par ajout de code Javascript. Cet outil constitue le premier niveau de customisation possible au sein de Groove mais offre surtout la possibilité d’effectuer de la collecte distribuée d’information et/ou de gérer des “pseudo bases de données”.