It’s all about Groove and SharePoint Workspace

A l’occasion des TechDays, Hommes & Process annonce la sortie de GrooveIT! pour SharePoint et GrooveIT! pour Outlook dans une version compatible pour Office 2010. Une description des apports de ces nouvelles versions a été postée sur le site de la Communauté SharePoint Workspace. A lire ici.

En complément, sachez que :

- Si vous êtes déjà un utilisateur de GrooveIT! pour Outlook V2.x ou de GrooveIT! pour SharePoint V1.x, la mise à jour est gratuite.

- Si vous ne connaissez pas encore ces deux produits, n’hésitez pas à les tester : Des versions complètes limitées à 30 jours sont disponibles sur le site.

- Enfin, si vous êtes intéressés par ces produits, notez qu’un package spécifique appelé “GrooveIT Essential” vous donne accès à ces deux produits pour un prix préférentiel.

Vous pouvez bien sûr consulter le site d’Hommes & Process pour bénéficier de plus de détails : http://solutions.hommesetprocess.com

L’annonce est tombée le 1er avril dernier…

Comme à l’accoutumé, le programme MVP est actualisé tous les 3 mois. L’occasion de valider la reconduction annuelle de certains MVPs mais également d’intégrer de nouveaux élus dans la grande famille des MVPs.

Et pour cette fois-ci, nous comptons 4 nouveaux MVP Groove de plus…

Bienvenue donc à Aaron d’Australie, à Ashok d’Inde, rencontré il y a 3 ou 4 ans en France et à mon ami Jeroen des Pays Bas, connu pour être un fan de GrooveIT! pour Outlook et un grand amateur de bières

Et le 4ème élu n’est autre que Jean-Michel Davault, collègue et ami. Une récompense plus que méritée pour celui qui a amené Groove en France et avec qui je partage l’aventure Hommes & Process depuis maintenant près de 6 ans…  Sincères félicitations à lui !

Retrouvez tous les profils MVP Groove ici

Il y a quelques jours, j’ai eu l’occasion d’enregistrer en collaboration avec Brainsonic une courte vidéo de présentation d’Hommes & Process et de GrooveIT! pour Outlook. Après quelques jours de montage, la vidéo finalisée est disponible…

Pour rappel, GrooveIT! pour Outlook est une application qui se greffe au sein d’Outlook et permet d’envoyer automatiquement ou à la demande des éléments stockés dans Outlook – emails, contacts, calendriers, tâches, flus RSS – vers des espaces Groove. Un outil utile pour passer du travail personnel au travail en équipe sans efforts et sans perte d’information. Un incontournable pour les utilisateurs de Groove et de Outlook.

En fin de cette vidéo, j’évoque les perspectives de développement de la gamme de produits GrooveIT!. Notamment GrooveIT! pour Mes Documents. Je reviendrai prochainement sur ce sujet pour compléter l’article déjà publié il y a quelques temps et présenter la déclinaison Add-ins de ce produit (Nom de code WEP) : En deux mots, une solution simple pour pouvoir ouvrir depuis Groove ou sauver dans Groove vos documents direcement depuis Word, Excel et PowerPoint. (D’ou le WEP

OFF206 : Customisez Groove par la mise en oeuvre de solutions Groove Forms et InfoPath Forms

Cette session a été l’occasion de présenter en détails les 2 technologies Formulaires présentes dans Groove, et de positionner les cas d’usages, avantages et limitations potentielles de chacune.

La présentation a été illustrée d’exemples :

> Formulaire d’opportunités commerciales en InfoPath

> Formulaire de gestion de contacts en Groove Forms

Chaque cas a permis de présenter les concepts de base des solutions formulaires (formulaires de saisie, vues filtrées, triées ou groupées pour la représentation des données…).

2  solutions complètes ont ensuite été mises en oeuvre :

> Solution d’enquêtes de satisfaction avec InfoPath

> Saisie de rapport d’activité (time sheet), avec référentiel de projets et d’intervenant en Groove Forms. Cet exemple à notamment permis de mettre en avant les différents spécificités des Groove Forms, telles que les recherches simples et conditionnelles dans les données (lookups / key lookups), l’intégration de code pour les calculs (calcul de coûts basés sur le temps passé et les taux horaires)

La présentation s’est ensuite attachée à démontrer comment réutiliser des outils Formulaires développés (Gestion des modèles, “replace design”).
 
La session s’est cloturée au travers des plusieurs belles démonstrations de solutions Groove Forms avancées :

> Outils formulaires fournis avec GrooveIT! pour Outlook pour la gestion des mails et flux RSS,

> Outil cartographique incorporé dans un espace Groove (les données sont stockées en local de manière sécurisée, et tirent partie d’un moteur de rendu public. Ici Virtual Earth)

> Outil de stockage de plans électriques et d’interaction avec une application métier (Application Script&Go, développée par Evodia)

> Outil de stockage de tâches/Post-it partagés. Stockées dans Groove, les taches sont synchronisées et affichées en temps réel sur le bureau Windows des membres d’un espace de travail

Cette session constituait la dernière intervention consacrée à Groove sur ces TechDays : 4 sessions cette année donc, pour faire un passage en revue des usages, de l’architecture et du développement autour de Groove.

Merci à l’ensemble des personnes qui ont assisté à ces sessions.
J’espère avoir répondu à leurs attentes !

Suite de ce retour sur les TechDays 2008….

PRO103 : Concilier Travail Collaboratif et Mobilité : Découvrir Groove 2007

Cette session a permis de passer en revue les concepts clés de Groove et ses usages. Le positionnement au sein de la gamme Microsoft et la complémentarité avec les autres produits de la gamme Office – Communicator, InfoPath, SharePoint (MOSS et WSS), Outlook, suite bureautique Office 2007 – ont également été évoqués. Des “zooms” ont ensuite été traités et illustrés :

> Zoom Groove et SharePoint, avec une étude des différences et complémentarités des deux approches. Des scénariis de mise en oeuvre commune ont également été passés en revue. Un démonstration a conclu cette partie, en illustrant les possibilités de collecte d’informations documentaires (Des informations sur un client, dans notre cas) sur un Intranet SharePoint depuis un espace Groove, dédié au traitement d’une nouvelle opportunité commerciale.

> Zoom Groove et InfoPath, avec une démonstration au travers d’un formulaire de suivi d’opportunités commerciales

> Zoom Groove et Outlook, avec une démonstration de GrooveIT! pour Outlook

> Zoom Intégration et outils complémentaires Groove. Quelques produits complémentaires à Groove, dédiés à l’archivage, à la gestion de projets, à l’auto-formation, à la consolidation multi-calendriers, à l’intégration documentaire ou à la création de rapports ont été cités.

La présentation s’est cloturée par une très belle démonstration de Groove sur UMPC, en partenariat avec la société rennaise Evodia, spécialisée sur la reconnaissance d’écriture. Au travers de leur application Script&Go permettant de dessiner et numériser à la volée des schémas électriques, la démonstration a permis de pleinement appréhender les capacités d’intégration de données métier dans un espace projet Groove. (Alimentation d’un espace avec des données de type Mesure, Cartographie ou Schémas, Partage dans une zone de travail incluant l’ensemble des membres d’une équipe projet,  Versionning et annotations de plans, etc…)

Cette démonstration constituait par ailleurs une approche inédite de couplage des technologies Groove Forms et Web Services de Groove !

Profitant d’une audience assez importante, cette session a également été l’occasion de rappeler la création de la Communauté Groove Francophone.
 
 

Les membres du club MOSS vont se réunir une nouvelle fois aujourd’hui chez Microsoft à Paris (Rue de l’Université. Démarrage de la rencontre vers 13h30).

Lors des réunions passées, j’avais présenté différents éléments concernant Groove :

• Présentation générale, positionnement et intégration avec SharePoint en avril.
• Gestion de projets avec Groove, SharePoint, Intelligant et GrooveIT! pour Outlook en septembre.

Cette fois-ci ma présentation sera focalisée sur les actualités autour de Groove : conférences passées et à venir, webcasts, publications, annonces de produits à venir…etc.

Au plaisir de vous rencontrer cet après midi donc !

Comme mentionné dans un précédent post, je suis intervenu mercredi dernier durant la session dédiée au développement sous Groove afin de présenter GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook V2.

Voici le cas d’usage qui a été démontré :

Je viens recevoir un email de l’un de mes clients qui souhaite démarrer un nouveau projet avec ma société et a besoin de mettre en place une zone de collaboration pour échanges de données et suivre l’avancement du projet. En utilisant GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook, dans Outlook, je clique donc simplement sur le bouton ‘Envoyer vers Groove” et sélectionne l’identité Groove à utiliser. Je peux ensuite choisir un espace Groove existant ou en créer un nouveau. Comme il s’agit d’un nouveau projet, je choisis de créer un nouvel espace. Je complète un nom et choisis les correspondants du mail initial que je souhaite inviter à rejoindre le nouvel espace. Je peux également aller chercher des personnes complémentaires dans ma liste de contacts Outlook. J’adapte ensuite le modèle de mail d’invitation et valide. Un nouvel espace Groove est alors créé, un email d’invitation est envoyé à l’ensemble des personnes sélectionnées et deux nouveaux outils sont ajoutés dans l’espace : Le premier servira à partager efficacement le contenu des emails – avec reconsitution des fil de discussion, filtre – et le second me permettra de stocker les pièces jointes. Je choisis finalement les pièces jointes contenues dans le mail initial que je souhaite publier dans l’espace et valide. Et voilà.. En quelques secondes et quelques clics, une nouvelle zone de collaboration entièrement adaptée au contexte de mon projet vient d’être créée.
 
Comme je devine que je risque de recevoir de nouveaux emails relatifs à mon projet, je décide de créer une règle GrooveIT! afin d’automatiser le transfert de Outlook vers Groove. Je créé un nouveau répertoire dans Outlook puis lance le wizard “Créer une nouvelle règle GrooveIT”. Je choisis l’espace de destination et valide. Ainsi à chaque nouvel email qui arrivera dans ma boite de réception, il me suffira de la déplacer vers le répertoire Outlook choisi pour qu’il soit automatiquement envoyé vers Groove…
 
Finallement, je constate que dans le cadre de ce projet, il serait judicieux de pouvoir partager avec mon équipe certaines informations issues de ma veille personnelle, et que je recois sous forme de flux RSS dans Outlook. Rien de plus simple. Je créé là encore une règle GrooveIT! sur les flux RSS de mon choix. Ma veille personnelle est devenue une veille collective en quelques secondes !…

Vous souhaitez découvrir d’autres cas d’usages ou essayer gratuitement GrooveIT! pour Outlook, visitez le site web GrooveIT!
 
Voici également ci-dessous quelques photos prises durant la présentation (Merci à Nay pour ces photos)

Mercredi 7 nov, de 17:30 à 18h45, une session de TechED sera dédié au développement en environnement Groove : “OFF202 : Building Custom Groove 2007 Solutions”.

Matt Shannon et Mark Ryan présenteront en détails les capacités offertes par Groove pour “customiser” et intégrer les données stockées dans les espaces de travail. Les sujets suivants seront couverts : Groove Forms versus InfoPath Forms, Usage des API Web Services (Et des classes Helpers) et finallement Usage du Groove Databridge Server

Je ferai lors de cette session une courte présentation de GrooveIT! pour Outlook V2 afin d’illustrer leurs propos. (GrooveIT! pour Outlook exploite en effet pleinement les capacités de Groove en utilisant les Groove Forms et les Web Services)

Photo : Matt (à droite) et Mark (à gauche) en cours de finalisation de la présentation pour cette session

Une actualité bien chargée en cette fin de mois d’octobre du coté de la gamme GrooveIT!

Un nouveau produit au sein de la gamme GrooveIT!

GrooveIT! pour Mes Documents sera disponible dans quelques semaines. Dédié à l’intégration documentaire au sein de Groove, ce nouveau produit permettra de facilement trouver un document au sein de multiples sources, de le prévisualiser et de le publier dans Groove. Tout cela en quelques clics de souris. Il est possible de s’inscrire dès aujourd’hui pour participer au programme Beta de ce nouveau produit.

Une nouvelle version majeure pour GrooveIT! pour Outlook.

Vous connaissiez peut-être déjà GrooveIT! pour Outlook, outil dédié à l’intégration de vos données entre Outlook et Groove… Une nouvelle version majeure (V2) est disponible depuis la fin de la semaine dernière !

Il est maintenant possible d’envoyer emails, tâches, calendriers, flux RSS et contacts de Outlook vers vos espaces Groove. Cet envoi peut se faire “à la demande” ou de manière automatique en créant des règles GrooveIT! (Mapping entre un répertoire Outlook et un outil dans un espace Groove). Les mises à jour sont également gérées pour les tâches, contacts et calendriers : toute modification apportée dans Outlook est immédiatement reportée dans Groove. Les outils Groove fournis avec GrooveIT! ont également été améliorés et vous permettent de bénéficier des capacités de tris, de filtres, des liens Groove (par exemple pour relier dans Groove un message et ses pièces jointes déposées dans un outil différent) ou de reconstruction des “threads” de conversation pour les mails…

Il s’agit ici de quelques nouvelles fonctionnalités mais GrooveIT! réserve de nombreuses bonnes surprises !

Comme pour la V1, une version d’évaluation gratuite est disponible !

Attention toutefois, si vous testez GrooveIT! vous ne pourrez plus vous en passer ! .

Un nouveau site Web et un nouveau blog

Profitant de ces deux nouveautés majeures au sein de la gamme GrooveIT, le site Web a été entièrement retravaillé. Au delà des informations clés sur les produits, vous y trouverez des témoignages utilisateurs et des démonstrations vidéos. En complément, vous pourrez également consulter le blog GrooveIT! pour vous tenir informé des dernières nouveautés ou astuces !

A visiter ! 

Dans un contexte où les projets menés au sein des entreprises se font dans un mode de plus en plus distribué (intervenants extérieurs, équipes mobiles ou multi-sites…) mais également de plus en plus intégré (intégration des clients, des partenaires, des fournisseurs,… dans le processus de partage d’informations et de suivi de projet), il est intéressant de se poser la question sur les outils à disposition pour assurer :

• un suivi précis et collectif de l’avancement du projet (et de ses sous-projets éventuels),
• une implication des acteurs dans le suivi des tâches et de la planification (Pour que le suivi et la planification ne restent pas l’apanage du seul chef de projet),
• un cloisonnement des travaux des équipes impliquées,
• un cloisonnement des travaux du projet vis-à-vis du système d’information de l’entreprise (surtout dans le cas où le projet est ouvert à des personnes extérieures),
• une synchronisation des travaux ou des données importantes entre les différentes équipes,
• une intégration optimale des différents moyens utilisés pour la réalisation du projet dans la perspective d’augmenter la réactivité, de réduire les risques d’erreurs, et d’éviter les tâches répétitives de recopies ou de transferts d’information,
• …etc

C’est par l’analyse de ces enjeux et d’un scénario Utilisateur, que je souhaite vous présenter l’usage couplé de Microsoft Project, de Intelligantt, de Groove, de SharePoint et de GrooveIT! pour Outlook.

Le contexte :

• Une équipe Marketing disposant d’un serveur SharePoint configuré en Intranet,
• Un nouveau client,
• Un projet nécessitant l’intervention de consultants externes

La solution présentée :

Dans MS Project :

• La définition d’un planning global par le directeur de projet

Dans Intelligantt :

• L’importation depuis MS Project et le découpage en 3 sous-projets : un sous-projet principal interne, deux projets secondaires (impliquant les ressources externes),
• La création d’une vue consolidée des 3 sous-projets,
• La création d’un nouveau site SharePoint dédié au sous-projet interne,
• L’affectation des membres de l’équipe interne sur les tâches du projet principal (La liste des membres est extraite de la liste des utilisateurs SharePoint),
• La création de deux espaces Groove pour les deux sous-projets externes (A base de modèles d’espaces existants et incorporant les outils en phase avec les bonnes pratiques de l’entreprise),
• L’invitation des utilisateurs Groove à rejoindre les nouveaux espaces,
• L’affectation des membres des espaces Groove sur les tâches,
• La mise à jour des tâches dans SharePoint et Groove après affectation des tâches,
• La remontée des mises à jour (% de complétude) sur les tâches attribuées par les membres des équipes dans SharePoint et Groove,
• La mise à jour du fichier Microsoft Project.

Dans Groove :

• L’extraction depuis le site SharePoint des informations importantes pour le projet (Données clients, cahier des charges…etc)
• Le travail en équipe distribuées (intervenants externes), la production des livrables, puis la remontée de ces livrables sur le site SharePoint pour consolidation
• La mise à jour des tâches par les membres de l’équipe
• Dans une certaine mesure, l’implication directe du client dans les échanges pour une plus grande réactivité dans les processus de validation (Validation des spécifications, Réponses rapides aux demandes de précisions, recette de livrables…etc)

Dans SharePoint :

• La mise à jour des tâches par les membres de l’équipe
• La consolidation des éléments des sous-projets internes et externes
• L’archivage des espaces Groove en fin de projet 

Dans GrooveIT! pour Outlook :

• Le transfert des mails, contacts ou éléments de calendriers concernant les projets vers les espaces Groove adéquats
• La définition de règles GrooveIT! pour automatisation de ces transferts.

 
Il ne s’agit ici que d’un court scénario mais, comme on le voit, la mise en œuvre commune de ces différents outils permet de couvrir de nombreux besoins liés à la gestion de projets en équipes distribuées.

Vous pouvez télécharger ici la présentation faite sur ce thème lors de la dernière réunion du club MOSS.