It’s all about Groove and SharePoint Workspace

Retrouvez sur le site de la Communauté SharePoint Workspace un article sur GrooveIT! Backup, la nouvelle application de sauvegarde pour SharePoint Workspace 2010, développée par Hommes & Process :

http://www.spw2010.fr/2010/10/26/enfin-une-solution-de-sauvegarde-pour-sharepoint-workspace-2010/

Ceux qui suivent de manière assidue les actualités d’Hommes & Process en avaient déjà entendu parler il y a quelques semaines : GrooveIT! pour Microsoft Office SharePoint était en phase finale de développement et de test….

GrooveIT! pour Microsoft Office SharePoint est aujourd’hui disponible ! 

De quoi s’agit-il ?

GrooveIT! pour Microsoft Office SharePoint a été pensé afin d’offrir aux utilisateurs de SharePoint une manière simple, efficace, intuitive et sécurisée d’extraire des documents SharePoint et de les exploiter.

Par “exploiter”, on entend pouvoir les consulter ou les modifier hors de SharePoint (donc en mode déconnecté), pouvoir ajouter de nouvelles ressources mais également pouvoir partager ces ressources avec des personnes qui n’ont en temps normal pas accès au site SharePoint (intervenants extérieures à l’entreprise, clients, partenaires,… par exemple).

 Loin d’un simple téléchargement, GrooveIT! pour SharePoint exploite les fonctionnalités de Groove 2007 pour répondre aux besoins de synchronisation et de sécurisation des usages.

GrooveIT! pour SharePoint ajoute dans votre barre de navigation Internet Explorer un bouton spécifique. Ce dernier s’active dès que naviguer sur un site SharePoint contenant une liste documentaire.

Cliquez sur le bouton : vous choisissez la liste source, le nom de l’espace de stockage et validez…

Rien de plus simple. Une solution réellement “idiot-proof” !

SharePoint et BPOS

La bonne nouvelle est que GrooveIT! pour SharePoint ne se limite pas aux Intranet SharePoint d’entreprise mais est également compatible avec la nouvelle offre BPOS (Business Productivity Online Services) de Microsoft. Avec GrooveIT! pour SharePoint, Groove 2007 devient ainsi la solution naturelle et pratique pour bénéficier de ses documents BPOS en mode déconnecté.

Deux versions… deux usages

Afin d’être conforme aux politiques des entreprises en termes de gestion de l’information, GrooveIT! pour SharePoint est disponible en deux versions distinctes.

La première version permet aux utilisateurs de créer des espaces Groove qu’ils peuvent étendre en ajoutant des outils complémentaires ou en invitant d’autres membres. 

•  Dans la mesure où l’invitation de personnes extérieures a été autorisée par l’entreprise, cette version constitue une solution idéale pour partager un sous-ensemble ciblé et contrôlé de documents stockés dans un Intranet SharePoint. Parfait comme support de “l’entreprise étendue” où la collaboration avec des agences de communication, de marketing ou des cabinets juridiques ou comptables devient monnaie courante. 
•  Mais GrooveIT! pour SharePoint offre également une solution intéressante à l’intérieur de l’entreprise afin de faciliter les discussions et les révisions de documents de façon informelle et interactive.
•  Pour finir, GrooveIT! pour SharePoint permet bien évidemment de disposer du support en mode déconnecté. Consulter, Modifier, Ajouter des documents. Ils seront mis à jour dans SharePoint lors de votre synchronisation.

La seconde version permet de s’assurer que les données issues de SharePoint via GrooveIT! pour SharePoint ne pourront pas être partagées avec des tiers. Cette version dite ” Spéciale ” créé des espaces Groove qui sont volontairement verrouillés. Cette version est donc essentiellement dédiée à la l’exploitation des ressources documentaires SharePoint en mode déconnecté.

Pour aller plus loin…

On notera que GrooveIT! pour SharePoint s’aligne parfaitement dans la stratégie de Microsoft qui prévoit pour la prochaine version de Office 2010,  un rapprochement significatif entre Groove (renommé SharePoint Workspace pour l’occasion) et SharePoint. Finalement, avec GrooveIT! pour SharePoint, Hommes & Process vous offre un avant-gout d’Office 2010

 Vous souhaitez tester ce nouveau produit?  Suivez ce lien. Vous pourrez d’ailleurs en profiter pour découvrir le nouveau site Solutions de la société et les autres produits de la gamme GrooveIT!

Il y a quelques semaines, Hommes & Process a mis sur le marché un nouveau produit dans la gamme GrooveIT! : GrooveIT! pour Mes Calendriers. Ce produit offre la possibilité de bénéficier d’une vue unique et consolidée de plusieurs Calendriers Groove. L’utilisateur peut choisir les calendriers qu’il souhaite visualiser, choisir une couleur spécifique pour chaque calendrier, mais également, ajouter de nouvelles informations à un événement (comme le lieu géographique ou les participants) et bénéficier de rappels et de filtres.

Une autre bonne nouvelle est qu’un connecteur Outlook est maintenant disponible !
Vous pouvez donc dès maintenant ajouter vos calendriers Outlook dans cette vue consolidée !

Vous voulez tester le produit ? Visitez le site http://www.grooveit.biz

J’avais annoncé il y a quelques semaines le lancement du programme Beta de GrooveIT! pour Mes Documents. Ce programme est maintenant clos. L’équipe GrooveIT! a profité de cette période pour échanger avec les utilisateurs du programme, collecter leurs retours, et intégrer leurs remarques dans la version finale du produit.

Celle-ci est maintenant disponible !

Pour rappel, voici les fonctionnalités offertes par GrooveIT! pour Mes Documents :

- Une application vous permettant de poster dans des espaces Groove des documents provenant des multiples sources : système de fichiers, sites SharePoint, espaces Groove.
- Des compléments pour Word, Excel et PowerPoint permettant de manipuler – ouvrir et sauver – les documents dans Groove directement depuis les outils bureautique
- Un outil de recherche permettant de retrouver rapidement un fichier dans un ou plusieurs espaces.

Une version d’évaluation gratuite de 30 jours est disponible.
Détails et téléchargement ici : http://www.grooveit.biz

Il y a quelques jours, j’ai eu l’occasion d’enregistrer en collaboration avec Brainsonic une courte vidéo de présentation d’Hommes & Process et de GrooveIT! pour Outlook. Après quelques jours de montage, la vidéo finalisée est disponible…

Pour rappel, GrooveIT! pour Outlook est une application qui se greffe au sein d’Outlook et permet d’envoyer automatiquement ou à la demande des éléments stockés dans Outlook – emails, contacts, calendriers, tâches, flus RSS – vers des espaces Groove. Un outil utile pour passer du travail personnel au travail en équipe sans efforts et sans perte d’information. Un incontournable pour les utilisateurs de Groove et de Outlook.

En fin de cette vidéo, j’évoque les perspectives de développement de la gamme de produits GrooveIT!. Notamment GrooveIT! pour Mes Documents. Je reviendrai prochainement sur ce sujet pour compléter l’article déjà publié il y a quelques temps et présenter la déclinaison Add-ins de ce produit (Nom de code WEP) : En deux mots, une solution simple pour pouvoir ouvrir depuis Groove ou sauver dans Groove vos documents direcement depuis Word, Excel et PowerPoint. (D’ou le WEP

Le Salon Intranet et Travail Collaboratif ouvre ses portes mercredi au CNIT à la Défense.

Le jeudi 21 après midi, j’animerai un atelier mettant en oeuvre Groove, mais également des outils connexes : SharePoint, InfoPath, Outlook (avec GrooveIT!), etc…

Je serai également présent durant les 2 jours sur le salon.

Des questions ou projets relatifs à Groove ?

N’hésitez pas à venir sur le salon !

Annoncé en fin d’année dernière, une nouvelle application nommée GrooveIT! pour Mes Documents vient enrichir la gamme GrooveIT!. Ce nouveau produit est actuellement en version Beta.

Son leitmotiv : Explorez. Visualisez. Publiez.

Dédié à l’intégration documentaire, GrooveIT! pour Mes Documents permet à l’utilisateur de rapidement trouver des documents au sein de multiples sources, puis de les publier rapidement dans Groove. Basé sur la notion de connecteurs, l’application dispose actuellement de 3 connecteurs sources – Système de fichiers, SharePoint, Groove – et d’un connecteur cible : Groove. A noter que de nouveaux connecteurs seront prochainement disponibles.

A titre d’exemple, vous serez en mesure d’utiliser cette application pour :

- Partager des ressources entre deux espaces de travail Groove
Exemple : Dans un contexte projet, vous pourrez ainsi facilement partager des documents entre un espace de travail interne (Votre équipe) et un espace externe (Vous-mêmes + le client)

- Publier des ressources d’un site SharePoint vers un espace de travail Groove
Exemple : Dans un contexte de Business Personne2Personne, vous pourrez ainsi facilement publier des documents de votre Intranet SharePoint (Votre entreprise) vers un espace Groove “public” (Votre entreprise + Votre partenaire)

- De connecter à Groove vos applications métiers ou vos outils bureautiques tels que scanner ou fax…
Exemple : Dans un contexte de projet, vous pourrez ainsi facilement intégrer dans votre espace l’ensemble des ressources papiers scannées – factures, contrats, … – se rapportant au projet.

Pour chaque connecteur, vous bénéficiez par ailleurs de la capacité de définition de favoris : un bon moyen de retrouver rapidement les environnements les plus utilisés.

A noter également que cette application centrale sera prochainement enrichie de compléments permettant :
- une recherche avancée au sein du connecteur Groove
- l’intégration de documents directement depuis Word, Excel et PowerPoint
- l’intégration de documents depuis votre bureau Windows

Le programme Beta est déjà lancé mais vous pouvez toujours vous y inscrire pour essayer cette nouvelle application !

Les membres du club MOSS vont se réunir une nouvelle fois aujourd’hui chez Microsoft à Paris (Rue de l’Université. Démarrage de la rencontre vers 13h30).

Lors des réunions passées, j’avais présenté différents éléments concernant Groove :

• Présentation générale, positionnement et intégration avec SharePoint en avril.
• Gestion de projets avec Groove, SharePoint, Intelligant et GrooveIT! pour Outlook en septembre.

Cette fois-ci ma présentation sera focalisée sur les actualités autour de Groove : conférences passées et à venir, webcasts, publications, annonces de produits à venir…etc.

Au plaisir de vous rencontrer cet après midi donc !

Comme mentionné dans un précédent post, je suis intervenu mercredi dernier durant la session dédiée au développement sous Groove afin de présenter GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook V2.

Voici le cas d’usage qui a été démontré :

Je viens recevoir un email de l’un de mes clients qui souhaite démarrer un nouveau projet avec ma société et a besoin de mettre en place une zone de collaboration pour échanges de données et suivre l’avancement du projet. En utilisant GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook, dans Outlook, je clique donc simplement sur le bouton ‘Envoyer vers Groove” et sélectionne l’identité Groove à utiliser. Je peux ensuite choisir un espace Groove existant ou en créer un nouveau. Comme il s’agit d’un nouveau projet, je choisis de créer un nouvel espace. Je complète un nom et choisis les correspondants du mail initial que je souhaite inviter à rejoindre le nouvel espace. Je peux également aller chercher des personnes complémentaires dans ma liste de contacts Outlook. J’adapte ensuite le modèle de mail d’invitation et valide. Un nouvel espace Groove est alors créé, un email d’invitation est envoyé à l’ensemble des personnes sélectionnées et deux nouveaux outils sont ajoutés dans l’espace : Le premier servira à partager efficacement le contenu des emails – avec reconsitution des fil de discussion, filtre – et le second me permettra de stocker les pièces jointes. Je choisis finalement les pièces jointes contenues dans le mail initial que je souhaite publier dans l’espace et valide. Et voilà.. En quelques secondes et quelques clics, une nouvelle zone de collaboration entièrement adaptée au contexte de mon projet vient d’être créée.
 
Comme je devine que je risque de recevoir de nouveaux emails relatifs à mon projet, je décide de créer une règle GrooveIT! afin d’automatiser le transfert de Outlook vers Groove. Je créé un nouveau répertoire dans Outlook puis lance le wizard “Créer une nouvelle règle GrooveIT”. Je choisis l’espace de destination et valide. Ainsi à chaque nouvel email qui arrivera dans ma boite de réception, il me suffira de la déplacer vers le répertoire Outlook choisi pour qu’il soit automatiquement envoyé vers Groove…
 
Finallement, je constate que dans le cadre de ce projet, il serait judicieux de pouvoir partager avec mon équipe certaines informations issues de ma veille personnelle, et que je recois sous forme de flux RSS dans Outlook. Rien de plus simple. Je créé là encore une règle GrooveIT! sur les flux RSS de mon choix. Ma veille personnelle est devenue une veille collective en quelques secondes !…

Vous souhaitez découvrir d’autres cas d’usages ou essayer gratuitement GrooveIT! pour Outlook, visitez le site web GrooveIT!
 
Voici également ci-dessous quelques photos prises durant la présentation (Merci à Nay pour ces photos)

Connaissez-vous FrogZ ?
Cette grenouille bien connue de la communauté française était présente cette semaine à TechED et nous a aimablement rendu visite sur le stand Groove. Une belle opportunité pour elle de découvrir Groove et GrooveIT!