It’s all about Groove and SharePoint Workspace

 Le mode web centralisé à partir de SharePoint offre : 

•  Des capacités de supervision
•  Un reporting d’utilisation
•  Une gestion complète du cycle de vie des projets.

Le mode décentralisé dans Microsoft Office Groove permet :

•  L’adaptation aux contraintes de mobilité des utilisateurs (connexion irrégulière au réseau, faible débit…)
•  Une meilleure interaction dans les relations inter-entreprises (client, fournisseur…)
•  Une sécurité renforcée du système d’information.

La partie mixte fait le lien entre les deux modes, notamment pour :

•  La gestion des données
•  les échanges entre les deux modes (centralisé / décentralisé)
•  une base d’utilisateurs réunissant les utilisateurs du mode centralisé et les utilisateurs Groove.

Le fonctionnement en 4 points :

Le site principal permet la recherche de projets et donc d’avoir une visibilité sur les projets réalisés ou existants. Si le projet l’autorise, il est possible pour un collaborateur de rejoindre un projet existant mais également d’en démarrer un nouveau. La création d’un nouveau projet engendre la création d’un site projet dédié ainsi qu’un espace de travail Groove. Le responsable du projet peut ensuite inviter d’autres utilisateurs en leur affectant un rôle et en choisissant le type d’accès : accès au mode centralisé (web) et/ou au mode décentralisé (Groove). 

Chaque site projet permet ensuite l’échange de documents fichiers et/ou de formulaires métiers. Ces informations sont synchronisées avec l’espace Groove correspondant. La gestion des membres se fait également projet par projet (invitation de nouveaux utilisateurs, changement de rôle dans le projet, modérations des demandes à rejoindre le projet). Selon le contexte et son niveau d’accès, l’utilisateur peut travailler soit dans le site web du projet, soit dans l’espace Groove. En fin de vie du projet, celui-ci est archivé puis clôturé. Il est ensuite possible de demander la restauration d’un projet archivé.

L’espace Groove projet est le reflet du site projet centralisé. Microsoft Office Groove permet des cas d’usages complémentaires à ceux du site centralisé. L’utilisateur peut également adapter cet espace en partant d’un modèle ” prédéfini “ et en l’enrichissant selon ses besoins.

Le but du reporting / Social Mapping est de faire apparaitre les liens de collaboration existant entre des utilisateurs en représentant les relations de travail entre les personnes, afin de  voir “qui travaille avec qui”.  De plus, recoupées avec  d’autres informations (par exemple les projets qui réussissent le mieux) ce type de relations peut permettre d’identifier des “experts” et des équipes projets qui fonctionnent efficacement, notamment sous forme de graphe dynamique. 

Modulable, le graphe peut être enrichit spécialement pour des métiers ou des départements spécifiques tels que les Ressources Humaines,  Business Intelligence, etc. Enfin, pour une maîtrise des coûts pour l’entreprise, un usage de ” Capacity planning ” va permettre d’analyser l’usage de l’application et le suivi et la planification des ressources à mettre en œuvre pour le bon fonctionnement de l’application et l’adaptation du niveau de service nécessaire aux activités.

Pour en savoir plus et obtenir des informations sur Workspace Dashboard :

Les utilisateurs conjoints de Microsoft® et SharePoint® et de Groove® peuvent consulter toutes les fonctionnalités sur le site Web Solutions d’HOMMES & PROCESS http://solutions.hommesetprocess.com ou formuler une demande d’information directement à partir d’un formulaire en ligne http://www.hommesetprocess.com/fr/contact.